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Cómo usar una agenda correctamente: ¡8 maneras sencillas!

El nuevo año está a punto de llegar y, si eres como yo, ya has comprado tu agenda para el año que viene y estás listo para empezar con ella.

Sin embargo, puede que estés pensando: Quiero empezar bien el año.

¿CÓMO PUEDO UTILIZAR UNA AGENDA CORRECTAMENTE?

La mayoría de los planificadores no vienen con un manual o instrucciones y están llenos de secciones para la planificación anual, mensual, semanal y diaria.

Entonces, ¿cómo hacer que esas páginas trabajen a tu favor?

En esta entrada del blog, voy a mostrarte cómo usar un planificador para maximizar efectivamente tu tiempo y tener un año productivo.

La agenda que he seleccionado yo para el próximo año

Esta es la agenda que yo voy a regalar en Navidades a mis familiares más queridos, porque es una agenda anual que me encanta. Visita la tienda porque hay muchas fotos del producto para que los veas al detalle.

Agenda 2023

Otras agendas que también me parecen interesantes:

Estas son las ventajas y desventajas de utilizar una agenda

Pros

  • Liberar la mente.
  • Planificar y coordinar tu día a día.
  • Proyectar metas.
  • Organizar tareas.
  • Manejar mejor el tiempo.
  • Ser eficientes y eficaces.
  • Cumplir objetivos.
  • Ser constante.
  • Tener las tareas de forma visual

Cons

  • Ocupa espacio
  • Pesa
  • Son tareas bastante rígidas
  • Tienes que trasladar datos manualmente
  • No son reutilizables

Además he reunido algunos consejos sencillos para ayudarte a impulsar tu organización y productividad con una agenda anual.

1. UTILIZA TU AGENDA TODOS LOS DÍAS

No importa la marca o el tipo de agenda que tengas. Acostúmbrate a usarlo todos los días.

Ayuda comprar un planificador que sea lo suficientemente pequeño para que quepa en tu bolso pero lo suficientemente grande para anotar todo lo que necesitas. Por eso las agendas de tamaño A5 son mis favoritas.

2. EMPEZAR A LO GRANDE Y REDUCIR LA ESCALA

Muchas agendas vienen con páginas anuales, mensuales, semanales y diarias.

Empieza siempre por el bloque de tiempo más grande, en este caso el anual, y empieza a anotar la información ahí.

Luego, a medida que el tiempo avanza, registrarás esa información en las páginas mensuales, semanales y diarias proporcionando un poco más de detalle con cada una.

AÑO
Por ejemplo, cuando empiezo una nueva agenda, la abro en la sección anual y apunto todas las fechas importantes que debo recordar, como los días festivos, los cumpleaños, los aniversarios, las vacaciones y cualquier otro acontecimiento importante.

Eso es todo lo que suelo anotar en las páginas de mi calendario anual.

Ahora has creado un calendario de un vistazo para todo el año.

Este diseño no sólo es práctico desde el punto de vista de la planificación, sino que también tienes todas las fechas importantes que necesitarás para el año siguiente.

No tendrás que hojear cientos de páginas para encontrar el cumpleaños o el aniversario de alguien. Todo está listo para registrarlo año tras año.

MENSUAL
El siguiente paso es registrar la misma información para cada mes en las páginas del calendario mensual.

Es posible que tenga otras citas que registrar, como visitas al médico, reuniones de empresa o fechas de entrega de informes.

Ahora también tiene todos sus planes para el mes disponibles de un vistazo.

SEMANAL
Una vez más, registrará la misma información, pero esta vez puede incluir más detalles. Por ejemplo, ha anotado los cumpleaños y ahora sabe que hay una fiesta de cumpleaños para alguien. Anote la hora y el lugar de la fiesta.

O si eres estudiante y estás trabajando en un proyecto grande, puedes tener fechas de entrega como el borrador, el esquema y el borrador final.

Más información: Cómo utilizar eficazmente las agendas semanales y mensuales.

AGENDA
Las páginas diarias son mis favoritas en una agenda porque son el lugar donde se anotan todos los detalles.

Volvamos a la fiesta de cumpleaños que mencionamos en la sección semanal. Quizá tengas que comprar un regalo y envolverlo antes de ir a la fiesta. Asigna esas tareas a días concretos y añádelas a tu lista de tareas diarias.

Haz lo mismo con las reuniones, las citas y otras tareas que tengas que hacer.

Si sabes que vas a estar en una reunión de 9 a 11 de la mañana, anótalo en tu página diaria para estar libre durante esa cita programada.

Más información sobre la planificación diaria: Cómo utilizar una agenda diaria.

3. GRABAR TODO

Por alguna razón, la mayoría de nosotros pensamos que si guardamos todo en nuestra cabeza, somos más inteligentes.

Sin embargo, ¿sabes lo que hace eso? Tiene el efecto completamente opuesto al deseado.

Abruma a tu cerebro intentando recordar fechas, tareas y listas de la compra y bloquea tu mente para que no sea creativa ni amplíe tus conocimientos.

Si anotas todas esas reuniones, fechas de entrega, citas, vacaciones y listas de tareas, en realidad estás liberando tu cerebro para que pueda pensar de forma creativa.

Tu cerebro ya no tendrá que recordarlo todo, lo tienes en un lugar seguro al que puedes acudir en cualquier momento: tu agenda.

Prueba a poner todo en tu agenda durante unas semanas y te sorprenderá lo fácil que es escribir un informe, absorber conocimientos de un libro, entrar en una habitación y no olvidar para qué has entrado, y simplemente pensar con más claridad.

productividad - agenda

4. UTILIZA EL BLOQUEO DEL TIEMPO

Cuando miras las páginas de tu planificador semanal y/o diario, puede que lo veas dividido en líneas con horas del día en ellas.

La razón de esto es el bloqueo del tiempo.

Mucha gente piensa que, bueno, no tengo muchas reuniones, así que el bloqueo del tiempo no es relevante para mí.

Nada más lejos de la realidad.

La razón de bloquear el tiempo es para que puedas bloquear la cantidad de tiempo apropiada para completar las tareas para trabajar hacia tus objetivos.

Por supuesto, querrás bloquear el tiempo si sabes que tienes conferencias telefónicas o reuniones. Pero también querrás programar tiempo para escribir un informe, ir a comprar al supermercado o responder a los correos electrónicos.

Al asignar bloques de tiempo a las tareas, no sólo conseguirás hacer más, sino que también dejarás de hacer tareas que te hacen perder tiempo.

Por ejemplo, en lugar de revisar el correo electrónico 20 veces al día. Si asignas media hora al día o dos veces al día para revisar los correos electrónicos y responderlos, liberarás tiempo para realizar otras tareas importantes.

Puedes hacer esto con cualquier cosa, como hacer llamadas telefónicas, publicar en las redes sociales, tener tiempo de juego con la familia o incluso ir a dar un paseo.

Usar el bloqueo de tiempo te permite aprovechar al máximo tu día y lograr los objetivos y la tarea que quieres lograr en lugar de que el día dicte lo que haces.

Llena tu vida de color.

5. MANTÉN TODO EN UN SOLO LUGAR

No importa si usas un planificador digital o uno de papel. Elige uno que funcione para ti y quédate con él.

Pon todo en él.

Haz que tu agenda sea tu lugar de referencia para todas las reuniones, citas, recordatorios, notas y listas de tareas.

6. NO TENGAS MIEDO DE DESORDENARLA

Una de las partes más difíciles de empezar una nueva agenda es hacer la primera marca en ella. ¿Qué pasa si lo estropeo? ¡Tendré que comprar otro planificador!

Eso es lo que solía pensar.

Entonces, un año, decidí que iba a poner TODO en mi agenda, incluyendo garabatos al azar, garabatos y notas diarias.

¿Sabéis qué? Una vez que me comprometí con la mentalidad de «todo en la agenda», cambió mi agenda y mi productividad.

Mis planificadores se han vuelto más desordenados y más agradables. Ahora me he liberado de la sensación de tener que tener un planificador perfecto. Mis planificadores están llenos de pensamientos del día, garabatos, ideas y descargas cerebrales, y todo ello me encanta.

7. DIVIÉRTETE CON TU AGENDA

No importa si te gusta tener un planificador minimalista o uno rebosante de creatividad. Diviértete con tu agenda. Acéptalo como una extensión de ti mismo.

Prueba a añadir cosas como sellos para la agenda, pegatinas, washi tape, lápices de colores, rotuladores y bolígrafos de colores.

Puedes hacer poco o mucho. Una agenda es un lugar ideal para dejar fluir tu creatividad.

Para saber más sobre este tema, consulta Cómo organizar tu vida con un planificador.

8. ENCUENTRA UN PLANIFICADOR QUE SE ADAPTE A TI

Este es el último consejo, pero no el menos importante, que tengo para ti. Es importante encontrar un planificador que se adapte a tus necesidades AHORA MISMO.

Por ejemplo, estás planeando salir a correr.

¿Qué eliges, tacones o zapatillas? ¿Qué es lo que mejor funciona? (Por cierto, la respuesta es zapatillas de deporte).

Lo mismo ocurre con la elección de una agenda.

Tal vez hayas estado utilizando la misma agenda que tenías en la universidad. Es una agenda semanal que te permite anotar tus tareas y fechas de entrega.

Sin embargo, ahora trabajas en un empleo o haces un trabajo independiente y tienes mucho más que anotar, como notas de reuniones, comentarios de clientes, ideales de diseño, citas… ahora necesitas un planificador que te permita ver tus reuniones, citas y fechas de entrega para el mes y la semana. También necesitas un lugar donde anotar todas tus tareas diarias, llamadas de Zoom y notas.

Si bien ese planificador semanal funcionaba en la universidad, es hora de cambiar a un planificador diferente que te permita hacer un seguimiento de todas las cosas en el día a día.

O qué pasa si has estado trabajando en tu carrera y decides ser una madre que se queda en casa. ¿El planificador de trabajo que has estado utilizando te ayuda a planificar tu día? Tal vez necesites un planificador que te permita ver la apretada agenda de toda tu familia.

O tal vez tengas un horario algo relajado, sin mucho que planificar, pero aún así te encanta usar un planificador. La planificación con sellos, pegatinas y washi tape se ha convertido en una salida creativa para ti, pero sigues escribiendo en una agenda de negocios.

No tengas miedo de probar nuevos planificadores y elige el que mejor se adapte a tu vida en este momento.

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